Leesbaarheid:

Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht

Deze informatie is geplaatst door: Antwoord voor bedrijven

Als ondernemer moet u een administratie bijhouden en heeft u een bewaarplicht. Lees hier hoe lang u de administratie moet bewaren.

U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.

Bewaarplicht administratie

U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van uw administratie zijn:

  • informatie over de voorraad
  • het grootboek
  • de loonadministratie
  • de gegevens over de inkoop en verkoop
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie

Hoe lang moet u de administratie bewaren?

U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert én u heeft gekozen voor de MOSS-regeling, is de bewaartermijn ook 10 jaar.

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

  • om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
  • over de vorm waarin u de administratie bewaart
  • over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de fiscale bewaarplicht van 7 jaren gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.

Kopie identiteitsbewijs

U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.