Privacy policy P3NL
P3NL hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. P3NL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als P3NL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van personen die diensten afnemen van P3NL (klachten- en geschillenregeling)
Persoonsgegevens van personen die een dienstverleningsovereenkomst met P3NL hebben afgesloten worden verwerkt om de dienstverleningsovereenkomst te kunnen uitvoeren.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam
- Functie
- Adres
- Postcode en woonplaats
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Praktijknaam
- Lidmaatschap bij P3NL-verenigingen of gelieerde verenigingen en registratienummers van deze lidmaatschappen.
- BIG-nummer
- IBAN-nummer
Uw persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst. Daarna maximaal 5 jaar en maximaal 7 jaar in de financiële administratie.
Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden, commissieleden en AV-leden van P3NL (kaderleden)
Persoonsgegevens van kaderleden worden door P3NL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Toesturen informatie;
- Uitbetalingen vacatiegelden.
De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de (mondelinge) toestemming van het kaderlid.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam,
- e-mail,
- telefoon,
- functie binnen vereniging.
- Van bestuursleden: kopie ID (inschrijving KvK).
- Van kaderleden die vacatievergoeding krijgen: IBAN en BSN-nummer voor opgave Belastingdienst
Uw persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat het kaderlid benoemd is, daarna maximaal 5 jaar en in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van aangesloten verenigingen en personen werkzaam bij aangesloten verenigingen
P3NL is een federatie van verenigingen van psychologen, pedagogen en psychotherapeuten. Van deze verenigingen en van personen die bij deze verenigingen werken verzamelt P3NL persoonsgegevens.
Deze persoonsgegevens worden door P3NL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Ledenadministratie
- Contributieheffing
- Informatieverstrekking
- Uitnodigen voor bijeenkomsten
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst en (mondelinge) toestemming.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- naam,
- e-mail,
- functie,
- telefoonnummer,
- factuuradres vereniging
Uw persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat de vereniging is aangesloten bij P3NL en gedurende de periode dat de contactpersoon bij de vereniging werkt. Daarna maximaal 5 jaar en alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees
De e-mailadressen van nieuwsbrief abonnees worden door P3NL verwerkt ten behoeve van het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de inschrijving voor de nieuwsbrief op de website en het bijhouden van de afwijzingen op grond van de Telecommunicatiewet.
Uw persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat u aangemeld bent. Als u zich heeft afgemeld, wordt uw e-mailadres nog maximaal 5 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door P3NL verwerkt om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
- Naam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door P3NL opgeslagen gedurende de periode dat u een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het uitvoeren van de klachten- en geschillenregeling psychologische en pedagogische zorg;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van meerderjarigen.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens P3NL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegeven die P3NL verwerkt. Ook heeft u het recht om de gegevens aan u of aan een ander te laten overdragen. Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Contactgegevens
U kunt altijd contact opnemen met P3NL als u vragen heeft over dit privacyreglement:
P3NL, federatie van psychologen, psychotherapeuten en pedagogen
Postbus 14081, 3508 SC Utrecht
030-8201595