Werken voor de overheid via een aanbesteding

Deze informatie is geplaatst door: KVK

Als u producten of diensten wilt leveren aan de overheid, moet u meestal meedoen aan een aanbesteding. Bedrijven die interesse hebben, krijgen op deze manier een eerlijke kans om de opdracht voor de overheid te doen. Lees hoe een aanbesteding werkt.

Wat is een aanbesteding?

Een aanbesteding is een manier van inkopen van een overheidsorganisatie. Of van een organisatie die taken voor de overheid uitvoert, zoals een school of een veiligheidsregio. De organisatie maakt bekend dat zij een opdracht wil laten uitvoeren door een bedrijf. Zoals:

de inkoop van kantoorartikelen of zonnepanelen
diensten zoals een communicatieopdracht of marktonderzoek
het uitvoeren van een werk, bijvoorbeeld het bouwen van een brug

Lees meer over de Aanbestedingswet 2012 en welke overheden opdrachten moeten aanbesteden.

Aanbestedende diensten

Een overheidsorganisatie die zich moet houden aan de Aanbestedingswet, wordt ook wel een aanbestedende dienst genoemd.

Waarom aanbesteden?

Aanbesteden is een eerlijke manier om inkopen door de overheid te regelen. Alle geïnteresseerde bedrijven krijgen zo een gelijke kans om een opdracht uit te voeren. Door opdrachten aan te besteden zorgt de overheid ook dat er concurrentie is tussen bedrijven.

Om te zorgen dat aanbestedingen eerlijk verlopen, moeten aanbestedende diensten zich houden aan vastgestelde aanbestedingsprocedures en -voorschriften. Dit betekent bijvoorbeeld dat bepaalde keuzes van een aanbestedende dienst uitgelegd moeten worden (transparantie). Zoals toelichting over waarom een bedrijf de opdracht wel of niet krijgt.

PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden

Kijk op PIANOo.nl voor meer informatie over inkopen door de overheid via een aanbesteding. PIANOo (Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers) is het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en geeft advies aan overheden.

Opdrachten van de overheid vinden

Aanbestedingen en de voorwaarden voor deelname worden online bekendgemaakt. Op welk aanbestedingsplatform dit gebeurt, hangt af van de opdracht:

TenderNed voor aanbestedingen van Nederlandse overheden

TenderNed is het online marktplein voor (Europese) aanbestedingen van Nederlandse aanbestedende diensten. Op TenderNed staan ook aankondigingen van Europese aanbestedingsprocedures op andere aanbestedingsplatforms. Zoals Aanbestedingskalender.nl, Mercell Source-to-Contract, Nétive VMS BV, Proactis en The Solutions Factory. U kunt op deze opdrachten reageren via dat platform. U moet daar dan ook een account aanmaken.

Blijf op de hoogte van opdrachten

Maak een persoonlijk profiel aan op TenderNed om u dagelijks updates te krijgen over nieuwe aanbestedingen binnen uw interessegebied.
Tenders Electronic Daily (TED) voor Europese aanbestedingen
Op TED worden alle Europese aanbestedingen bekendgemaakt. Op dit platform kunt u Europese aanbestedingen uit alle EU-landen bekijken.

Meedoen aan een aanbesteding

Via het aanbestedingsplatform kunt u aanbestedingsstukken inzien, reageren en een offerte indienen.

In de aanbestedingsstukken staat:

wat precies de opdracht is
de te doorlopen stappen van de aanbestedingsprocedure
de voorwaarden voor de selectie en gunning (het krijgen van de opdracht)
het beschikbare budget de planning en de sluitingsdatum

Als u de aanbestedingsstukken heeft gedownload, bent u niet verplicht om u daarna in te schrijven.

Stappenplan meedoen aan een aanbesteding

Wilt u weten welke stappen u precies moet nemen om te kunnen doen aan een aanbesteding? Bekijk het Stappenplan meedoen aan een nationale of Europese aanbesteding.

Samen meedoen aan een aanbesteding

Voldoet u niet aan de eisen die gesteld worden om de opdracht uit te voeren? Bijvoorbeeld omdat u maar met een deel van de werkzaamheden ervaring heeft. Kijk of u samen met een of meerdere ondernemers kunt meedoen. U kunt bijvoorbeeld andere ondernemers vragen om mee te doen als onderaannemers. U kunt ook gezamenlijk met andere ondernemers een inschrijving indienen. Dit heet combinatievorming.

Regels voor afspraken over aanbestedingen

Er gelden regels voor samen meedoen aan aanbestedingen. U mag bijvoorbeeld niet de hoogte van prijzen afspreken. Of samen meedoen aan een aanbesteding als dat niet nodig is. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) houdt hier toezicht op.

Nationale en Europese aanbestedingen

Aanbestedingen van de overheid worden volgens nationale of Europese regels aanbesteed. Dit hangt af van de schatting van de waarde van een opdracht. Als de geschatte waarde van een opdracht boven een bepaald bedrag uitkomt, wordt de opdracht Europees aanbesteed. Dit bedrag heet het drempelbedrag. Drempelbedragen worden iedere 2 jaar opnieuw vastgesteld door de EU.

Waarde hoger of gelijk aan het EU-drempelbedrag

Is de geschatte waarde van de opdracht hoger of gelijk aan het Europese drempelbedrag? Dan volgt de overheidsorganisatie een Europese aanbestedingsprocedure. Europese aanbestedingsprocedures moeten altijd op TenderNed worden gepubliceerd.

Waarde lager dan het EU-drempelbedrag

Is de geschatte waarde van een opdracht lager dan het Europese drempelbedrag? Dan gelden de nationale regels voor aanbestedingsprocedures. De regels voor aanbestedingen onder de EU-drempelbedragen geven de aanbestedende dienst iets meer ruimte om keuzes te maken. Overheden mogen opdrachten publiceren op TenderNed of een commercieel platform. Bedrijven mogen dan ook per e-mail uitgenodigd worden.

Vaak beschrijft een aanbestedende dienst in het inkoopbeleid hoe opdrachten onder de EU-drempelwaarde worden aanbesteed.

Daarin staat wanneer:

een opdracht aan één bedrijf mag worden aangeboden (enkelvoudig onderhandse aanbesteding)
meerdere bedrijven uitgenodigd mogen worden (meervoudig onderhandse aanbesteding)
een opdracht openbaar aangekondigd moet worden