Statuten opstellen, wijzigen en opvragen

Bij de oprichting van een rechtspersoon maakt de notaris statuten die horen bij de oprichtingsakte. In de statuten staat welke regels en procedures er gelden voor uw rechtspersoon. Er staat ook waarom de rechtspersoon wordt opgericht, en wie waarvoor verantwoordelijk is. 

Waarom heeft u statuten nodig?

Statuten opstellen is wettelijk verplicht bij de oprichting van een rechtspersoon. Statuten zijn de basis voor uw organisatie. Hierin staan de interne regels en afspraken van de rechtspersoon. Bijvoorbeeld: in de statuten staat hoe de bestuurders worden benoemd. Als er onduidelijkheid is over hoe uw organisatie moet handelen, dan leest u in de statuten wat u moet doen. En welke gevolgen dat heeft.

De notaris bespreekt met u de inhoud van de statuten en voegt de statuten toe aan de oprichtingsakte van de rechtspersoon. U betaalt de notaris hiervoor. Vraag daarom vooraf aan de notaris wat het kost om de statuten te laten maken.

Statuten aanpassen

Een wijziging in de statuten moet de notaris voor u vastleggen in de akte van statutenwijziging. Wilt u de statuten aanpassen? Dan moet de notaris dit voor u doen door een akte van statutenwijziging te maken. Dit is wettelijk verplicht. Statuten wijzigen bij de notaris kost geld.

Statuten deponeren bij KVK

De notaris maakt de oprichtingsakte met daarin de statuten. Meestal geeft de notaris de statuten digitaal op bij KVK. Dit heet deponeren.

De notaris geeft de oprichting van de rechtspersoon door aan KVK. Ook de statutenwijziging geeft de notaris aan KVK door. Iedereen kan de statuten opvragen bij KVK.

Wat staat er in de statuten?

Wat er in de statuten moet staan, hangt af van de rechtsvorm die u heeft gekozen.

Bv en nv

• Naam van de bv of nv
• Vestigingsplaats
• Omschrijving van de werkzaamheden
• Doel van de bv of nv
• De waarde van de aandelen
• Manier van benoeming van de bestuurders
• Bevoegdheden van de verschillende organisatieonderdelen
• Manier van vergaderen

Stichting

• Naam van de stichting
• Vestigingsplaats
• Doel van de stichting
• Manier van benoeming en ontslag van bestuurders
• Waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven

Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)

• Naam van de vereniging
• Vestigingsplaats
• Doel van de vereniging
• Verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
• Manier van bijeenroepen van Algemene Ledenvergadering
• Bestemming van het eigen vermogen van de vereniging als de vereniging stopt

Andere rechtsvormen

Andere rechtsvormen zoals de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij hebben ook statuten. Rechtsvormen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (zoals de eenmanszaak en vof), hebben geen statuten. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid kan statuten hebben, maar het hoeft niet.

Huishoudelijk reglement of aandeelhoudersovereenkomst

Huishoudelijk reglement

Naast statuten van uw vereniging of stichting kunt u ook een huishoudelijk reglement maken. Daarin regelt u de praktische, dagelijkse zaken binnen de rechtspersoon. Bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de financiële administratie of regels op het gebied van kleding. Het is een aanvulling op de statuten. Als het huishoudelijk reglement iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat. Als u het huishoudelijk reglement verandert, hoeft u hiervoor niet naar de notaris. Het huishoudelijk reglement is niet openbaar.

Aandeelhoudersovereenkomst

Naast de statuten van uw bv kunt u een aandeelhoudersovereenkomst maken. Dan kan alleen als er meerdere aandeelhouders zijn. Hierin kunt u extra afspraken maken. Bijvoorbeeld over het wel of niet uitkeren van winst. Of het verplicht aanbieden van aandelen als een aandeelhouder overlijdt of arbeidsongeschikt wordt.

Als de aandeelhoudersovereenkomst iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat. Een aandeelhoudersovereenkomst kunt u zelf maken en aanpassen. U hoeft hiervoor niet naar de notaris. Een aandeelhoudersovereenkomst is niet openbaar.