Leesbaarheid:

Identiteitsbewijs controleren en bewaren

Deze informatie is geplaatst door: Antwoord voor bedrijven

Heeft u personeel? Dan moet u hun identiteit controleren en een kopie identiteitsbewijs bewaren. Lees hier de regels.

Heeft u personeel? Dan moet u hun identiteit controleren voordat ze bij u gaan werken (verificatieplicht). U moet weten of uw personeel wel bij u mag werken. En u heeft de juiste persoonsgegevens nodig voor de loonheffingen.

U moet de identiteit controleren als u:

  • personeel in dienst neemt
  • personeel inhuurt via een intermediair
  • personeel via een aan- of onderaanneming voor u laat werken

Identiteit controleren

U controleert de identiteit door een origineel en geldig identiteitsbewijs te vragen (geen rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst). U let op:

  • de pasfoto
  • kenmerken als leeftijd en lengte
  • handtekening
  • nationaliteit
  • of het identiteitsbewijs geldig is
  • echtheidskenmerken (zoals watermerk en documentnummer)

U controleert de identiteit voordat iemand bij u begint met werken. Gebruik daarbij het stappenplan Verificatieplicht van Inspectie SZW. De verificatieplicht geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachten en stagiairs.

Controleer of uw personeel mag werken

Als u de identiteit heeft vastgesteld, dan moet u controleren of de persoon bij u mag werken.

  • personen met de Nederlandse nationaliteit mogen voor u werken
  • personen uit de EER en Zwitserland mogen voor u werken
  • personen met een andere nationaliteit moeten een bewijs laten zien dat zij in Nederland mogen werken

Kopie ID in uw administratie (bewaarplicht)

U moet een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker in uw administratie opnemen. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. U moet een medewerker altijd vertellen voor welk doel u de kopie van het identiteitsbewijs vraagt. En wat uw medewerker kan doen om de gegevens die u niet nodig heeft af te schermen.

Als uw werknemer uit dienst gaat, moet u de kopie minstens 5 jaar bewaren. De 5 jaar gaan in na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Verloopt het identiteitsbewijs in de tussentijd? Dan hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Vraagt de Inspectie SZW u om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet u binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs aan de Inspectie geven.

Bewaarplicht bij ingehuurd personeel

Als u personeel inhuurt (u bent inlener of aannemer), mag u geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren. Want u bent niet de werkgever. U moet wel het identiteitsbewijs controleren en bepaalde gegevens overnemen. Komt de ingeleende werknemer niet uit de EER of Zwitserland? Dan moet u wel 5 jaar lang een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in uw administratie.

Geldig identiteitsbewijs laten zien

Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen laten zien als zij aan het werk zijn. U moet dit aan uw personeel duidelijk maken. Geldige identiteitsbewijzen zijn:

  • paspoort
  • Nederlandse identiteitskaart (ID-kaart)
  • ID-kaart of paspoort uit een EER-land
  • Nederlands vreemdelingendocument
  • Nederlands of Europees rijbewijs of bromfietsrijbewijs (categorie AM)

Een kopie hiervan is geen geldig identiteitsbewijs.

Identiteitsbewijs van een ander gebruiken

Het is verboden om een reisdocument, bijvoorbeeld een paspoort, van een ander te gebruiken. Ook het gebruik van een rijbewijs, vreemdelingendocument of bedrijfstoegangspas van een ander is verboden.