Leesbaarheid:

Stappenplan deelnemen aan een aanbesteding van de overheid

Deze informatie is geplaatst door: KVK

Als u producten of diensten wilt leveren aan overheidsorganisaties, dan moet u meestal eerst deelnemen aan een aanbesteding. Dat gaat via het aanbestedingssysteem TenderNed. Op deze pagina leest u hoe u aan een aanbesteding meedoet.

1. Registreer u als gebruiker op TenderNed

Voordat u met TenderNed kunt werken, moet u zich als gebruiker registreren. U kunt op dit platform alle aanbestedingen bekijken en inschrijven op opdrachten.

2. Registreer uw onderneming op TenderNed

U moet ook uw onderneming eenmalig registreren op TenderNed. Dat doet u met een e-Herkenningsmiddel. Als u al een eHerkenningsmiddel heeft, dan kunt u uzelf en uw onderneming direct registreren. Zodra uw onderneming is geregistreerd, kunt u uw bedrijfsdossier verder inrichten, gebruikers uitnodigen en de bibliotheek inrichten.

3. Zoek naar passende opdrachten op TenderNed

Bekijk de tips van TenderNed bij het vinden en volgen van relevante aanbestedingen en aankondigingen. U kunt ook een interesseprofiel aanmaken. Dan ontvangt u interessante opdrachten in het aankondigingenplatform, die u ook kunt laten doorsturen naar uw e-mailadres.

4. Reageer op een opdracht

Ziet u een opdracht die u interessant vindt, check dan goed of u aan alle voorwaarden voldoet. Reageren op de opdracht doet u via een digitale inschrijving op TenderNed. Begin hier op tijd mee, het kan veel werk zijn.

Wees zichtbaar voor onderhandse aanbestedingen

Naast de aanbestedingen in TenderNed zijn er ook zogenaamde onderhandse aanbestedingen. Daarbij vraagt een overheidsorganisatie rechtstreeks een of meerdere ondernemers om een offerte uit te brengen. Overheden zoeken hiervoor naar bedrijven in het handelsregister van KVK, maar ook in TenderNed. Schrijf u daar dus in als u zichtbaar wilt zijn voor een eventuele onderhandse aanbesteding.

5. Bekijk de aanbestedingsstukken en beoordeel de criteria

In de aanbestedingsstukken geeft de overheidsorganisatie een exacte omschrijving van de opdracht. Hierin vindt u de procedure en de selectiecriteria en gunningscriteria. In de selectiecriteria staan ook de knock-outcriteria. Daar moet u altijd aan voldoen, anders mag u niet meedoen.

6. Stel vragen over onduidelijkheden

Is er iets niet duidelijk in de aanbestedingsstukken? Dan kunt u vragen stellen aan de overheidsorganisatie. Deze beantwoordt alle vragen in een ‘Nota van Inlichtingen’. In deze nota staan alle antwoorden op vragen die door deelnemers zijn gesteld. Alle deelnemers kunnen dit zien. Hierdoor blijft de procedure eerlijk, iedereen heeft dezelfde informatie. Het is niet te zien wie de vragen heeft gesteld.

Volg een training of vraag om advies

U kunt hulp krijgen bij het gebruik van TenderNed, bij het zoeken naar relevante aankondigingen en bij het inschrijven op een aanbesteding.

7. Upload een offerte en alle gevraagde documenten

In uw offerte staat onder andere welke prijs u vraagt. Met een goede, concurrerende offerte heeft u meer kans dat een opdracht u gegund wordt. Vanzelfsprekend moet u nooit beloven wat u niet kunt waarmaken. Kijk goed welke documenten u moet uploaden naast uw offerte.

8. Wacht af of de opdracht u gegund wordt

Na de sluitingsdatum van inschrijving selecteert de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht krijgt. De opdrachtgever moet een bericht met het voornemen tot het sluiten van de overeenkomst versturen aan alle inschrijvers. Dit wordt ook wel de gunningsbeslissing genoemd.

9. Sluit een contract met de opdrachtgever

Heeft u de opdracht gekregen? Dan sluit u een contract met de overheidsorganisatie. Dit mag pas na minimaal 20 kalenderdagen. Afgewezen partijen kunnen hierdoor bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing.

Dit contract kan ook een raamovereenkomst zijn. Met een raamovereenkomst mag u een bepaalde tijd opdrachten uitvoeren voor een of meer overheden. Soms geldt de raamovereenkomst voor meer bedrijven.

Instructievideo

Bekijk deze video van TenderNed die uitlegt hoe inschrijven op een aanbesteding werkt.